结构会议力-03｜如何设计和发起一次高效会议
你好，欢迎来到结构思考力网络课程，今天我们继续学习如何通过结构化思考来提升会议效率。我们的目标是帮助你摆脱无效、低效，甚至是负效的糟糕会议。
在上一讲中，我们深入了解了被誉为“会议圣经”的《罗伯特议事规则》，并分享了其中的12项基本原则和6个会议步骤。这些原则和步骤为我们设计和执行高效会议提供了基础。
接下来，我们将基于这些原则，带你一步步拆解如何设计和组织一场成功的会议。首先，我们要探讨的是，当你作为一个会议主持人时，如何精心设计会议，使其真正有效。
一、会议设计的两个关键方法
在设计会议时，我们需要两个关键方法：5W2H框架和BP法则。通过这两个工具，我们不仅可以确保会议的目的明确，还能激发参会者的积极参与。
1. 5W2H框架：明确会议目的
“把难题清清楚楚地写出来，便已经解决了一半”
吉德林法则：只有先认清问题，才能很好地解决问题。
5W2H是一个经典的分析工具，用于帮助我们梳理问题，明确会议的目的。通过问自己和共同发起人一系列问题，你可以清晰地定义会议的方向：
- What（什么问题）：会议要解决什么问题？现象是什么？
- Why（为什么发生）：问题的原因是什么？
- When（何时发生）：问题什么时候发生的？
- Where（在哪里发生）：问题发生的地点在哪里？
- Who（谁相关）：谁与问题相关？谁能解决？
- How（如何发生）：问题是如何发生的？
- How Much（影响程度）：问题的严重程度如何？数量和频率是多少？
通过回答这些问题，你可以明确会议的主题、目标，以及与会人员。你的任务是认真回答这些问题，最终明确三件事：
- 明确会议的目标：是要解决一个具体问题、制定行动计划，还是分析问题以寻找根本原因？我的建议是“一事一议”，不要在一个会议中讨论多个目标。
- 明确会议的难度和时长：单目标的会议最好不要超过40分钟。
- 明确参会人员：邀请那些必要的人员参与，尽量将参会人数控制在10人以内。
当这三件事清楚之后，你就有了一个清晰的会议框架，但会议通知的工作还没有完成。
2. BP法则：吸引参会者的注意力
BP法则帮助你在会议通知中明确表达对参会者的期望，并激发他们的参与意愿。BP法则由“B（行为）”和“P（利益）”两部分组成：
- B（行为）：在会议通知中明确告诉参会者你需要他们做什么。是否需要他们会前准备，或在会议中特别注意什么事项？
- P（利益）：明确告知参会者顺利完成会议对他们有什么好处。这可以增强他们的参与感和积极性。
这意味着，理想的会议通知不仅应该涵盖基本信息，还应根据每位参会者的不同情况，做到“一人一份，因人而异”。
二、如何撰写一份完美的会议通知
那么，什么样的会议通知才是完美的，能够真正发挥作用呢？在内容上，会议通知至少应包括以下几个方面：
- 会议主题：清晰表达会议的主题或要解决的问题。
- 会议时间和地点：尽量提前通知，为参会者留出准备时间。
- 会议目标：明确会议的最终目的。
- 参会人员：确定并列出参会者名单。
- 会议议程：将会议分为几个阶段，以便有序进行。
- 背景材料：提供参会者需要掌握的基本信息。
- 预计时长：告知参会者会议预计持续的时间，方便他们安排工作。
除了这些基本要素，会议通知还应通过5W2H框架确保会议目的明确，并通过BP法则吸引参会者的注意。
三、总结：会议通知的关键作用
到这里，你应该已经掌握了如何设计一份完美的会议通知，并完成了一次完整的会议设计。关键在于：
- 使用5W2H框架问自己和共同发起人几个问题，梳理清楚会议的方向。
- 使用BP法则来吸引参会者，明确他们的行为和利益，增强参与意愿。
通过这种方式，你可以确保会议既短又小，内容集中，参与者积极。
在下一讲中，我们将探讨另一个关键角色——主持人，学习如何主持好会议。
