结构会议力-07｜如何高效召开研讨会以解决问题
欢迎来到结构思考力网络课堂，在上一讲中，我们详细讨论了如何通过高效的例会提升管理效率，重点介绍了四小时季度会和一小时周例会的大体流程。在这些流程中，占用时间最多的环节就是解决问题。然而，解决问题是一个复杂且耗时的过程，有时几十分钟甚至数个小时都无法彻底解决。因此，本讲将专门探讨以解决问题为主的研讨会要怎么开。
一、解决问题的五个步骤
研讨会的核心目标是解决问题。虽然我们在季度例会和周例会中也涉及问题解决，但研讨会专门针对复杂问题展开，通常需要更详细的步骤和更深度的讨论。解决问题的五个步骤如下：
- 识别问题：清晰描述问题的表现，使用5W2H工具。
- 分析原因：通过多问“为什么”找到问题背后的根本原因。
- 制定方案：针对发现的原因提出解决方案。
- 选择决策：使用优选策略，确定最佳方案。
- 制定行动计划：将选择的方案转化为可执行的行动计划。
二、识别问题：描述问题的5W2H框架
首先，我们需要清晰地识别和描述问题。一个模糊的问题很难找到有效的解决方案。使用5W2H框架可以帮助我们具体化问题：
- What：什么问题？现象是什么？
- Why：为什么会出现这种现象？原因是什么？
- When：问题何时发生？
- Where：问题发生在哪里？
- Who：谁与问题相关？谁能解决？
- How：问题是如何发生的？
- How Much：问题的严重程度、频率、数量如何？
举例来说，如果某公司的研发部门骨干流失率过高，我们可以用5W2H框架将其转化为更具体的描述：“今年，公司研发部骨干人员的流失率达到了10%，远高于行业平均的5%。这一现象已严重影响研发任务的如期完成。”
三、分析原因：拆解问题与鱼骨图工具
识别问题后，接下来就是分析原因。为了找到问题的根本原因，我们可以使用两个工具：MECE法则和鱼骨图工具。
1. MECE法则
MECE（Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive）法则，即相互独立、完全穷尽。这个法则帮助我们确保在拆解问题时，不重叠、不遗漏关键因素。
2. 鱼骨图工具
鱼骨图是一种形象化工具，用来展示问题的多个维度。鱼骨图的鱼头代表问题本身，鱼骨代表问题背后的原因类型。这些原因需要符合MECE法则。每根大的鱼骨可以进一步细分为小鱼刺，以此逐层挖掘问题背后的根本原因。
例如，在解决“会议失败”的问题时，鱼骨图中的大骨头可以是“人力”、“设备”、“材料”、“方法”、“环境”等五个方面。这些大类彼此独立，又涵盖了会议的各个关键方面。接着，我们可以在这些大类下进一步挖掘，找出具体的细节问题。
四、制定方案：头脑风暴与优选矩阵
一旦找到了问题的根本原因，接下来就需要制定解决方案。这里推荐使用头脑风暴的方式，结合优选矩阵来最终选择最佳方案。
1. 头脑风暴
头脑风暴不仅仅是自由发散思维，而是需要遵循一定的规则：
- 鼓励多想：多提建议，广泛集思广益。
- 不做评论：避免在头脑风暴阶段对提案进行评价。
- 不做一对一讨论：避免个别人员主导讨论，鼓励集体参与。
- 立即记录：所有想法应及时记录，避免遗漏。
通过头脑风暴，可以产生多个方案，然后通过讨论发展和完善这些方案。
2. 优选矩阵
优选矩阵是一种用于评估和选择最佳方案的工具。矩阵中列出所有待选方案，并根据时间、有效性、可行性、成本、风险等维度进行打分。最终通过综合评价得出最优方案。
例如，某方案可能在“时间”维度上得分较低，但在“有效性”和“可行性”上得分较高。通过优选矩阵，我们可以清楚地看到哪个方案在综合评分上最优。
五、制定行动计划：从思路到执行
当最佳方案确定后，研讨会进入最后一个环节——制定行动计划。虽然行动计划可以在会上制定，也可以会后由相关负责人细化，但其核心是将方案转化为具体的、可执行的步骤。
常见的计划制定方法包括：
- WBS任务分解法：将项目分解为具体的工作包，关注每一个执行步骤。
- PBS任务分解法：关注结果，将方案分解为一系列成果或目标。
- OBS任务分解法：以人的职能为主，安排完成任务的部门或个人。
无论使用哪种方法，最终都可以通过绘制甘特图来直观展示任务的时间安排和执行进度。
六、总结与展望
在这一讲中，我们深入探讨了以解决问题为核心的研讨会如何高效召开，重点介绍了识别问题、分析原因、制定方案、选择决策和制定行动计划的五个关键步骤。通过这些步骤，你可以更系统、更高效地解决企业中的复杂问题。
在下一讲中，我们将探讨如何高效组织视频会议，以应对现代工作中远程协作的挑战。
