在职场中，汇报是员工与管理层之间沟通的桥梁，汇报效果往往决定了你的工作被如何评价。今天，来分享一些关于如何做好汇报前准备的思考和方法。
首先，给大家讲一个真实的职场故事。某企业人力资源部的HR BP（人力资源业务合作伙伴），为部门准备了详细的人力资源数据，包括薪酬结构、职级、管理梯队、人员流失率、绩效等。这是她辛苦了半个月的成果，但在汇报时，老板却几乎没有关注。这不是因为准备不够细致，而是由于她没有在数据中加入兄弟部门的对比。最终，有位资深HR建议她加入其他部门的数据对比，老板才认真地审视了她的汇报材料。
这种情况其实很常见。老板更关心的是自己部门在兄弟部门中的表现，如果你的数据不具有参照性，他可能不会重视。因此，汇报时要考虑到老板真正关注的是什么。很多时候，汇报效果不好，不是内容不够优秀，而是没有触及到汇报对象真正关心的问题。
汇报的目的通常分为以下四类：
-
请求决策：对于自己无法决策的事项，尤其是超过管理权限的事宜。
-
汇报风险：当面临可能出问题的情况，且自己无法掌控时。
-
争取资源：如在项目规划、预算和资源分配上，需要汇报以争取资金、人力或支持。
-
同步情况：属于日常汇报的一种，进展和成果要主动汇报，避免等到领导来问。
这些不同的目的，对应的汇报内容和准备重点也各不相同。只有在明确老板关注的内容后，才能确保所准备的内容符合他的期待，避免出现精心准备的材料无人关注的情况。
这里总结了一个简单的口诀：
- 请求决策的场合中，要多给出选择；
- 汇报风险时，要提供对策；
- 争取资源时，多描述前景；
- 同步情况时，重点讲成绩。
在请求决策的场合，给出选择本身就是解决问题的方式之一。汇报风险时，除了陈述问题，也要提出应对方案。争取资源的场合，要展现项目的可行性和投资回报率；而在同步情况的场合，先展示成绩，再讲述克服困难的过程。
一位职场人士在工作总结汇报时，通过将PPT和演讲稿分开准备，PPT只展示关键数据，保持简洁，逐字稿则帮助他在演讲时连贯流畅地表达。这种准备方式帮助他取得了领导的认可，得以顺利推进工作。
为了更好地准备汇报，以下五个步骤可以参考：
-
明确目的：确保此次汇报的核心目标。
-
列出问题：如有需要解决的问题，清晰表述当前成果和现状。
-
横向对比：提供行业标准或兄弟部门的数据对比，以便老板了解当前业务表现的优劣。
-
提出需求：说明需要老板支持的部分及预期回报。
-
把握时机：提前预约老板的时间，以保证汇报能如期进行。
最后，遵循汇报的四大原则：
- 讲清事实，简洁客观；
- 给出选择，提供多个解决方案；
- 说出自己的想法，展示对问题的判断；
- 问问如何，请教老板的意见。
在汇报时，避免情绪化表述，避免抱怨的语气，力求简洁，突出重点。对于重要项目中的进展，可以用关键字标明，比如“攻坚”、“成果”或“突破”，使老板一目了然。
一句话概括：汇报有套路。准备汇报时，要始终围绕老板的关注点，避免像那位辛苦准备的HR一样，付出大量精力却无收获。希望以上方法可以帮助职场人士在汇报时更加高效，顺利赢得管理层的认可。
