结构会议力-06｜如何高效召开例会以提升管理效率
你好，欢迎来到结构思考力网络课堂。今天，我们进入第三个模块，探讨如何通过不同类型的会议提升效率。在前面几讲中，我们分别从会议发起者、主持人和参会者的角度，分享了参与会议的结构化方法。在本模块中，我们将从三种会议类型出发，首先探讨如何提升管理效率的例会。
一、什么是例会？
提到例会，相信大家都不陌生。无论是周例会、月例会还是季度例会，例会都是企业管理中的常见形式。实际上，年会也可以看作是例会的一种。此外，有些任务繁重的部门还可能经常召开日例会。因此，任何周期性的、固定时间、固定参与对象的会议，都可以称之为例会。
然而，例会的效果却不尽相同。有的人觉得例会有用，能提高工作效率，而有的人则认为例会只是走过场，浪费时间。为了使例会高效，我们首先要明确例会的目的。
二、例会的目的是什么？
根据百度百科的解释，例会是依据惯例，每隔一定周期举行的会议，其目的是实现有效管理，促进公司上下的沟通与合作，提高各部门执行工作目标的效率，追踪工作进度，提出改进性和开展性的工作方案，协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配等。
例会的核心目的是实现有效管理和提升效率。 这就要求我们在召开例会时，必须做到有目的、有计划，避免例会变成低效的“过堂会”。
三、如何高效召开季度例会？
接下来，我们将分享一种结构化的季度例会流程。这一流程建立在《罗伯特议事规则》及前面讲解的不同参会角色的基础上，旨在使例会更加高效。
四小时季度例会流程
这个结构化季度例会的流程大致如下：
- 三分钟开场过渡：主持人或每位参会者分享一个好消息，快速进入状态，振奋士气。
- 半小时工作回顾：总结整体工作情况，然后由各部门或个人阐述具体的工作进展，回顾上季度的任务和目标。
- 半小时审核进度：对比实际工作与计划，标注偏差，分析原因。
- 半小时任务确认：根据审核结果，确认下季度的任务，确保目标对齐。
- 半小时至一小时问题解决：集中解决发现的问题，采用结构化的五个步骤进行分析和解决。
- 半小时具体工作安排：明确下一步的工作任务，使用“Do What By When And How Much”句式，清晰阐述任务。
- 十分钟会议总结：每位参会者谈三点看法：会议反馈、预期是否实现、会议打分。
这个流程共计四小时，既有结构，又有重点。
开场分享“好消息”（3分钟）
回顾工作用“总分”（0.5小时）
审核进度比“KR”（0.5小时）
确认任务要“对齐”（0.5小时）
解决问题 “五步走” （0.5-1小时）
下步工作 “W&H” （0.5小时）
会议总结 “说三点”（10分钟）
四、如何高效召开周例会？
相比于季度例会，周例会的时间更短、频率更高，因此建议控制在一个小时以内。尽管时间较短，流程大致相似：
- 开场过渡：每人分享一个好消息。
- 数据通报：审核团队的关键数据，如销售额、潜在客户数等，确保全员朝着目标前进。
- 季度任务复核：复核季度任务，确保方向正确。
- 列举问题：列出需要解决的问题，申请资源或协调部门。
- 解决问题：根据轻重缓急，优先解决最重要的几个问题。
- 下一步工作安排：确定本周或下周的工作承诺，确保任务明确。
- 简要总结：复述工作安排，明确职责。
开场分享“好消息”（3分钟）
数据通报（5分钟）
季度复核（5分钟）
问题列举（5分钟）
解决问题（20分钟）
具体共工作表述（10分钟）
会议总结（5分钟）
五、总结与展望
在本讲中，我们探讨了如何通过结构化的季度例会和周例会来提升管理效率。通过合理安排时间、明确任务和有效解决问题，你可以确保每次例会都能带来实际效果。
在下一讲中，我们将探讨如何高效召开研讨会，以解决更复杂的问题。
