结构会议力-02|掌握会议原则,摆脱低效会议的束缚

内容纲要

你好,欢迎来到结构思考力网络课堂,今天我们将一起学习结构会议力课程,帮助你摆脱低效、无效,甚至是负效的糟糕会议。

在上一讲的序言模块中,我们达成了一个共识:什么是高效会议?简而言之,会议是将不同的人为了共同的利益或寻求共同利益而集合起来,互相交互信息以产生改变的行为。而高效的会议则更明确地定义为“投入少,产出多”。

在理解了这个共识后,接下来我们要探讨的就是:如何确保我们的会议是高效的? 换句话说,为了保证会议的高效性,我们至少需要遵循一些基本原则。那么问题来了,在学习本课程之前,你是否已经有过一些关于会议原则的基本知识呢?回忆一下我们已经参与了这么多次会议,你对会议的基本期待是什么?其实,这些期待正是我们制定会议原则的来源。

请思考

开会需要遵守什么原则

概念:罗伯特议事原则

为了帮助大家统一语言、统一对会议的期待,我们这里选择了几个统一的原则。那么,什么原则是我们应该遵循的呢?你可能听说过一本书,被誉为“会议的圣经”,这本书就是《罗伯特议事规则》。这本书最早出版于1876年,作者是罗伯特。书中的内容非常详细,涉及了主持会议的规则、会议秘书的规则,以及大量关于普通参会者的规则。这本书涵盖了不同意见的提出和表达、辩论的规则,以及不同情况下的表决规则。

从某种意义上来说,如果我们能够深入掌握这本书的内容,就能在会议组织上游刃有余。然而,许多人在阅读这本书时感到困惑,因为书中的内容过于详细和全面,很难一次性记住所有内容并应用于实际会议中。

为此,我将这本书的最重要部分提炼为12个基本原则和开会的六个步骤。接下来,我会简要带大家梳理一下。

12条原则,6个步骤

12个基本会议原则:

  1. 动议中心原则:动议是会议讨论的基本单元。无动议,不讨论。动议需具体明确,所有讨论都围绕动议展开。

  2. 主持中立原则:会议应有专门的主持人,主持人应保持中立,尽量不发言、不表达个人意见。

  3. 机会均等原则:发言权需经过主持人同意,优先允许未发言者发言,并尽量让不同意见的双方轮流发言。

  4. 立场明确原则:发言人应明确表达对当前议题的立场,是赞成还是反对,并说明理由。

  5. 发言完整原则:除非超时,不得打断他人发言。

  6. 面对主持原则:发言时应面向主持人,参会者不得直接辩论。

  7. 限时限次原则:每次发言时间和次数应有明确限制。

  8. 一事一议原则:发言不得偏离当前议题,处理完一个动议后再进入下一个动议。

  9. 遵守裁判原则:主持人应制止违反规则的行为,参会者应接受主持人的裁判。

  10. 文明表达原则:不得进行人身攻击,辩论应就事论事。

  11. 充分辩论原则:表决需在充分讨论后进行。

  12. 多数裁决原则:遵循简单多数通过原则,平局视为不通过,弃权票不计入有效票。

会议的六个步骤:

  1. 动议:提出行动建议,先思考怎么做,再决定是否执行。

  2. 复议:只要有人复议,议题应进入议程,保护少数人的声音。

  3. 陈述议题:先解决最紧急的议题,避免“然后呢”问题。

  4. 辩论:根据12条原则进行正反双方的充分辩论。

  5. 表决:针对事项建议举手表决,针对人员建议不记名投票。

  6. 宣布结果:赞成票数超过50%即通过,并考虑弃权和缺席票。

以上便是罗伯特议事规则的核心内容。这些规则几乎适用于所有的会议,但由于它的内容过于繁琐,加上东西方会议习惯的差异,导致很多人在应用时感到困难。

基于对罗伯特议事规则的理解,并结合长期的结构化思维与表达经验,我创建了一整套结合12大原则和六大步骤的会议方法。在接下来的课程中,我将为你详细介绍这些方法。

在下一讲中,我们将正式进入会议管理的主题,探讨当你作为会议主持人时,如何使用5W2H框架BP法则设计出一场高效的会议。

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