结构会议力-01｜开篇：什么样的会议才是高效的会议？
在企业内部，会议是一种高频次的活动，实际上就是思考与表达的交互过程。因此，一场高效会议的核心原则在于：思维逻辑和表达逻辑是否清晰。可以说，会议成为了结构化思考应用的一个重要场景。
今天，我们将分享一些通过结构化思考来解决会议管理难题的经验。首先，让我们讨论一个关键问题：
什么样的会议才是高效的会议？
要搞清楚这个问题的答案，才能更有效地组织和参与会议。作为职场人士，无论你在机关单位还是在企业公司，开会都是一种常见的活动。然而，我们经常会被一个问题困扰：召开会议的目的是什么？ 按理来说，会议应该是为了及时、广泛地寻求共识和解决问题，但实际上，会议本身却往往成了问题的根源。回顾一下，你是否曾经遇到过以下这些困境：
-
当你组织会议时，积极响应和热情参与的人越来越少，有些人甚至找借口不参加。即使参会，沉默不发言的情况也越来越多。最终，会议结束了，但问题并没有得到解决，这让你非常苦恼。
-
当你主持会议时，会场的气氛和进度不受掌控。有时气氛热烈但充满火药味，有时却冷冷清清毫无收获，最终会议无效，领导也质疑你的组织能力。
-
当你参与会议时，要么不知道说什么，要么有很多想法却不知道如何表达，或是发言时没有得到任何反馈，导致你缺乏参与感。最终，你开始对会议感到排斥，甚至把它视为职场负担。
糟糕的会议：这个会议要讨论什么？
如果你曾经经历过以上这些困境，这可能意味着你参与或组织的会议，要么不应该召开，要么效率极低。没有设计和准备的会议，往往效率极差，最终的结果就是：会议毫无收获，参与者疲惫不堪，会议议题被一再搁置，无法得到有效解决。
网络上曾流传过一则“中国式会议十大弊病排行榜”，其中列举了不少会议管理中的问题，比如：
- 没有会议规划：领导临时起意就开会，没有固定的会议模式、规范或形式。
- 没有时间管理：没有明确规定会议的时间，往往超时。
- 没有提前做好主体定位：会议内容临时决定，缺乏事先准备。
- 没有主持人机制：由召开会议的领导主持，会议效果取决于领导的能力。
- 经常临时组织会议。
- 无关人员参加。
- 没有会后跟踪机制。
- 一言堂的会议居多。
- 会议经常拖时。
- 务虚加闲扯
什么样的会议才是高效的会议？
在了解了这些糟糕的会议现象之后，我们来探讨一下什么样的会议才是高效的会议。
首先，我们需要理清两个概念：什么是会议？什么是高效？我对会议的定义是：将不同的人为了共同的利益或寻求共同的利益聚合起来，互相交换信息，以产生改变为目的的行为。而高效的基本定义则是：投入少，产出多。
基于这一定义，我们首先应减少或避免召开不产生信息交互的会议。常见的会议大多属于两种类型：
-
单向信息传递型会议：如年度工作会、动员会、汇报会等。这类会议通常是自上而下或自下而上单向传递信息，基本上不产生信息交互。我的建议是少开或不开此类会议，可以采用信息同步工具来代替，这样团队可以在不需要开会的情况下保持一致的工作进程，了解彼此的工作进展。
-
方案讨论型会议：需要上下级之间或同级之间频繁交互信息，最终达成共识并付诸实践。此类会议满足信息交互的需求，因此适合通过会议形式进行。
至于高效会议的标准，许多著名公司和管理者都有自己的见解。有些人过程导向，强调会议规则和纪律；有些人结果导向，强调会议必须产生好的方法或方案。我总结为四个字：“短小结实”：
- 开短会：会议越短越好。
- 开小会：参会人员越少越好。
- 有结果：会议要达成共识，形成方案。
- 有落实：会议结果应转化为实际行动。
在接下来的课程中，我们将进一步探讨高效会议的基本原则，并分享具体的技巧和方法：
- 模块一：用一节课达成共识，高效会议需要遵循哪些基本原则。
- 模块二：讨论会议的方方面面。
- 模块三：作为会议的发起人，如何理清开会主题、制作会议通知，提高参会者的意愿。
- 模块四：作为会议的主持人，如何把控会议节奏，引导会议走向。
- 模块五：即使你是会议的参与者，也能通过有效发言为会议组织者提供有价值的信息，并赢得领导认可。
此外，我们还会详细讨论例会、研讨会和视频会三种会议类型，以及如何输出优秀的会议纪要，并重视会议结果的落实与监督。
我们下一讲见。
